Leestijd 2 minuten

Het functioneringsgesprek voorbereiden, vraagt om tijd en energie. Zowel voor de manager als voor de medewerker. In deze blog bespreken we wat je kunt doen om dit gesprek zo voor te bereiden dat het waardevol is voor beide partijen. 

Vijf tips voor het voorbereiden van het functioneringsgesprek

1. Plan het functioneringsgesprek op tijd in 

Zorg ervoor dat je (en dit geldt eigenlijk voor alle gesprekken uit de beoordelingscyclus) het op tijd in de agenda’s zet. Doe dit ongeveer twee weken voordat het gesprek plaatsvindt. Hiermee zorg je ervoor dat de medewerker niet schrikt/in paniek raakt, maar zich er kan op voorbereiden. 

2. Maak van te voren een duidelijke agenda

Door bij de uitnodiging al te vertellen wat de medewerker kan verwachten van het gesprek, ontstaan een ontspannende sfeer. Daarnaast geeft het houvast tijdens het gesprek. 

3. 360 graden feedback

Van oudsher wordt er in de beoordelingscyclus vaak alleen gekeken naar mening van de manager en die van de medewerker. Maar hoe waardevol is het niet om feedback van collega’s/klanten daarbij te halen? Niet voor niets zijn we al enige tijd bekend met het fenomeen 360 graden feedback. Hier geldt ook voor: vraag de feedback op tijd uit. Mensen houden ervan als ze er even de tijd voor hebben en goede onderbouwde feedback kunnen geven. 

4. Pak de functie-omschrijving erbij

Het functioneringsgesprek wordt vaak één keer per jaar gehouden. Managers hebben daarnaast vaak ook meerdere medewerkers waarmee ze dit gesprek voeren. Wanneer je een feedbackformulier in gaat vullen over een medewerker is het dus handig om de functie-omschrijving erbij te pakken en ook terug te kijken naar de hoogtepunten van de periode hiervoor. 

5. Neem tijd om naar de werkomstandigheden te kijken

We werken inmiddels een jaar met zijn allen zoveel mogelijk thuis. Voor veel organisatie is dit het eerste functioneringsgesprek sinds de corona-crisis. Vergeet in dit gesprek niet te vragen naar hoe het thuis gaat met de medewerker. Wat heeft diegene nodig om efficiënter of beter te kunnen werken. 

Wil je het functioneringsgesprek ook digitaal goed voorbereiden? Neem dan contact met ons op. We denken graag met je mee over hoe je dat het beste kunt doen!