Leestijd 3 minuten

Voor veel organisaties is thuiswerken een permanent onderdeel geworden van bedrijfsvoering. Daar komt nu een nieuwe uitdaging bij: hoe geven en ontvangen we constructieve feedback nu we elkaar niet automatisch zien op het werk? Hoe zorgen we ervoor dat medewerkers zich blijven ontwikkelen. Een (functionerings)gesprek via bijvoorbeeld Google Meets of Zoom kan voor sommigen namelijk ongemakkelijk aanvoelen. Lees hoe je dit kan aanpakken in onze blog! 

Biologische reactie

Een eerste reactie is vaak lastig te peilen – vooral via de digitale kanalen- als je iemand feedback geeft. Bovendien vinden veel mensen een gesprek waarbij zij zelf het onderwerp zijn, spannend. Bij sommige mensen kan deze spanning voor een biologisch verdedigingsmechanisme zorgen: vluchten of vechten? Medewerkers kunnen bijvoorbeeld een tegenaanval inzetten: “Ja, maar jij…”. Of mensen kiezen juist voor de uitweg (letterlijk): “Ik moet nu weg.” Dit is een natuurlijke reactie, je emotionele brein neemt het als het ware even over.  Goed om in je achterhoofd te hebben als je feedback geeft aan medewerkers. Om te voorkomen dat medewerkers ‘vechten of vluchten’, creëer je het liefst een ontspannen situatie (ook via de digitale kanalen). Hierbij helpt het als het geven van feedback (zowel positief als verbeter) binnen jouw organisatie vanzelfsprekend is. Als medewerkers dat nog niet heel erg gewend zijn, is het raadzaam daar eerst stappen in te zetten.

Gebruik de 4 G’s

Als er een ontspannen situatie is, kun je overgaan tot het geven van feedback. Om dit zuiver te doen, kun je de volgende 4 G’s aanhouden:

Gedrag

Benoem zo concreet mogelijk iemands gedrag. Dus niet: “Je bent zenuwachtig”, maar: “Je zegt veel “Ehhe” en beweegt veel heen en weer.” Door gedrag concreet te benoemen, vergroot je de kans dat de ontvanger begrijpt wat je bedoelt. Je laat hem als het ware in de spiegel kijken, waarmee je de kans verkleint dat hij/zij in de verdediging schiet. 

Gevolg

Geef vervolgens aan wat voor gevolg dat gedrag heeft op jou. In het bovenstaande voorbeeld, zeg je bij deze stap bijvoorbeeld: “Doordat je veel “Ehhe” zegt en heen en weer beweegt, kom je op mij zenuwachtig over.”

Gevoel

Nu kun je duidelijk aangeven welk gevoel dit je geeft: “Hierdoor heb ik het gevoel dat je je niet goed voorbereid hebt en dat vind ik vervelend.”

Gewenst gedrag

Vaak ontstaat er nu een dialoog; geef de ander ruimte en reflecteer hoe het voor hem/haar is. Wellicht heeft het vertoonde gedrag een andere oorzaak dan jij dacht? Waarschijnlijk wil de andere persoon niet dit gevoel bij jou oproepen? Neem dit mee en bespreek welk concreet gedrag de ander kan laten zien om een ander gevolg (en gevoel!) te veroorzaken.

Positieve feedback

Vaak denken we bij feedback aan ‘verbeter-feedback’. Jammer! Want feedback is ook het geven van een compliment. Wij omschrijven feedback graag als “terugkoppeling op het gedrag van iemand, met als doel om te motiveren (houden zo/vooral doorgaan)  of te ontwikkelen”. Dus of je nou positive feedback geeft of verbeter feedback, je doel is dat je boodschap overkomt! En dus kun je de 4 G’s ook gebruiken voor het geven van positieve feedback. Sterker nog, graag zelfs want dan blijft het beter hangen!

Zie hiervoor onderstaand voorbeeld waarbij we het verschil laten zien tussen een vluchtig compliment (op zich niets mis mee natuurlijk)  en positieve feedback via de 4 G’s:

Compliment: “Wat heb je die presentatie goed gedaan!”

Feedback: “Je hebt heel rustig gesproken. Je had een duidelijke agenda en vroeg of ik het snapte toen ik fronste. Hierdoor kwam je op mij goed voorbereid over en had ik het idee dat je echt wilde dat ik het snapte. Ik heb het gevoel dat je het leuk vond om te presenteren en je erg veel van het onderwerp afweet; ik vond het een erg goede presentatie! Ik zou in het vervolg het precies zo aanpakken als ik jou was.”

Beide versies zijn natuurlijk leuk om te horen. Ik denk wel dat je het met me eens bent dat de tweede versie veel meer onderbouwing geeft en de ontvanger ook echt zelfvertrouwen kan geven op de sterke punten. Niet alleen dat, grote kans dat deze persoon zich volgende keer weer goed voorbereid! 

Feedback is en blijft cruciaal voor een gezonde en effectieve samenwerking, zeker in de huidige tijd. Als je de 4G’s gebruikt voor zowel de positieve als de verbeter feedback, ben je prima in staat om effectief feedback te geven, ook in het digitale tijdperk. En, zoals ik mijn kinderen altijd vertel, minimaal net zoveel zoveel positieve als verbeterpunten noemen. Succes!