Leestijd 3 minuten

Er zijn op dit moment vele nieuwe trends te vinden op het gebied van feedback, functionerings- en beoordelingsgesprekken van medewerkers. Verschillende organisaties gooien volledig het roer om en gaan voor de nieuwe trends zoals ‘continuous feedback’ of het loslaten van de beoordelingscyclus. Andere organisaties zijn wat behoudender in de adoptie van nieuwe trends.

Voor die organisaties die overwegen hun beoordelingsmodel aan te passen en meer feedback-gericht te werk te gaan, hebben we hieronder een aantal overwegingen uiteengezet. Er is geen goed of fout in deze situatie: het is geheel afhankelijk van waar jij als organisatie staat. Niet iedere organisatie is er klaar voor om op dagelijkse basis feedback te stimuleren onder medewerkers, terwijl andere organisaties dit als essentieel zien. In deze blog staan we stil bij waar waar je rekening mee moet houden bij het aangaan van een nieuw feedback- en beoordelingsmodel.

Wat is de focus: medewerkerontwikkeling of -beoordeling?

Dit is een eerste, fundamentele, vraag die je moet stellen voordat je een model kiest. Is de intentie bij het invullen van een evaluatieformulier nog steeds gelinkt aan beoordelen? Dan heeft dit gevolgen voor de inzet van een nieuw feedbackmodel. Medewerkers zullen feedback dan vaak als bedreigend zien. Daardoor ziet men ‘feedback’ niet als iets waar ze mee aan de slag kunnen in het kader van de ontwikkeling. Kortom, hier zal je eerst intern een slag moeten gaan maken om feedback daadwerkelijk ontwikkelingsgericht te maken.

Wat is je huidige frequentie van de feedbackmethode?

Bij veel organisaties zien wij nog steeds dat het geven van formele evaluaties eens per half jaar gebeurd. In dit geval zal het dagelijks geven van verbeterpunten en complimenten waarschijnlijk een erg grote overgang zijn voor medewerkers. Dit wetende, is het wellicht een betere stap om eerst de feedback-frequentie op te hogen naar eens per kwartaal. Gaat dit goed? Dan kan je de stap naar een hogere frequentie maken.

Wie geeft er allemaal feedback?

In de traditionele modellen zien wij nog steeds vaak dat de manager de belangrijkste bron van input levert voor de prestatie van de medewerker. Gelukkig zien we bij de meeste organisaties dat medewerkers niet alleen feedback van de manager ontvangt, maar ook van klanten en collega’s. Dit zorgt ten eerste voor een totaal beeld. Daarnaast ervaart de medewerker meer controle in zijn persoonlijke ontwikkeling en beoordeling. Hier geldt ook weer: heeft jouw organisatie hier een proces voor of is dit nieuw terrein? In dit laatste geval is het handig om afdeling/groepsgewijs te starten met nieuw modellen.

Wat is de inhoud van feedback?

Feedback en beoordelingen kan je geven op allerlei vormen en manieren. De ene organisatie gebruikt open vragen, de ander gebruikt schalen, etc. Aanpassingen in het model heeft nogal wat implicaties voor het gebruik van de data die uit de gesprekken komt en het type gesprek. Wil je medewerkers en afdelingen met elkaar vergelijken? Dan is het gebruik van scores op basis van objectieve schalen wel handig. Gaat het je om het goede gesprek? Dan zouden open vragen een optie kunnen zijn. In de praktijk zien wij vaak een combinatie van de verschillende invullingen.

Veel feedback en beoordelingsprocessen worden nog uitgevoerd op papier of met behulp van Excel of Word. Direct overstappen naar een applicatie zou hier wellicht wat kunnen voelen als een overkill en al helemaal als de huidige feedback-frequentie erg laag is. Ons advies zou hier zijn om eerst eens het huidige proces te digitaliseren en managers en medewerkers te laten wennen aan deze nieuwe vorm. Bij succes kan de overstap worden gemaakt naar een applicatie.

Samengevat, het aanpassen van een feedback- en beoordelingsmodel is iets waar je als organisatie goed over moet nadenken. Ons algemene advies is dat je het proces vaak niet in een keer dient te veranderen maar het beter stapsgewijs kan aanpakken. Daarbij is het van belang om de huidige situatie goed in ogenschouw te nemen.